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英國人是非常重視郵件的措辭的，有時候你在聯(lián)系導(dǎo)師、同學(xué)甚至將來就業(yè)后聯(lián)系同事、HR，都繞不開自己寫郵件。所以對于留學(xué)生來說，掌握撰寫正式郵件的技巧，幾乎是一項必備技能。在本篇文章中，我們準(zhǔn)備了一些撰寫專業(yè)郵件的技巧和英文郵件常用句式供大家參考.

 

一、郵件結(jié)構(gòu)

1. 郵件標(biāo)題

當(dāng)你的郵件到達(dá)收件人信箱時，第一眼便會注意到你的郵件標(biāo)題。因此，標(biāo)題一定要寫，而且要傳達(dá)有效的信息，言簡意賅。

2. 稱呼

在電子郵件的第一行，除了稱謂，還需要加上問候語。例如，語氣較為輕松的“Hi”和“Hello” ，以及更加正式的“Dear”等。

3. 郵件內(nèi)容

必要時，記得在第一段話中介紹自己。同時需要向收件人說明你寫信的原因和目的。

4. 結(jié)尾段落

在郵件結(jié)束時，可以用“如有任何疑問，請隨時與我聯(lián)系”（“Please let me know if you have any questions”或者“Please reach out if you need further clarification”）作為結(jié)尾，詢問對方的意見。

5. 結(jié)束語Signature

最后，請使用正確的結(jié)束語，例如“敬上” 、“此致” （“Regards” 或 “Sincerely” ）別忘了加上你的姓名全稱和職位頭銜。大多數(shù)郵件軟件都可以設(shè)定一個固定的簽名，這樣就不需要每次重新填寫了。

 

二、英文郵件常用句式

1. 開頭問候：I hope you......

以美好的祝愿作為一封郵件的開頭總會留給人友好和禮貌的印象。下面這些常見的句式可以使用在郵件的開頭：

I hope you are well/all is well.

I hope you enjoyed your vacation.

I hope you feel better soon.

I hope you enjoyed the (name of the event).

 

2. 正文開頭句：I am writing to you about......

在郵件的開頭，需要自我介紹并且說明此封郵件的目的：

It’s [your name] from [your company/course]......

I am writing to you about......

I am writing to ask/enquire/let you know/confirm/invite you to/to update you on/ask for......

Might I take a moment of your time to......

I am reaching out because......

 

3. 表達(dá)感謝：Thanks for......

在郵件中表達(dá)自己的感謝是讓收件人感受到尊重的一種表現(xiàn)方式，也會讓收件人更有耐心閱讀你的郵件：

Thanks for letting me know.

Thank you for your understanding /patience.

Thank you for your email about......

Thanks for sending/asking about/attending......

Thank you for reaching out (to me).

Thanks for your feedback on/your suggestion.

 

小貼士：如果你需要為自己的重大失誤而道歉，可以使用“Please accept our apologies for any inconvenience caused”這樣的句式。避免使用“Sorry for the inconvenience”，這樣的表達(dá)會略顯敷衍，不夠真誠。并且，不需要整篇郵件大篇幅的道歉，相反，提供有效的解決辦法會令對方更容易接受你的道歉。

 

4. 期待收到回復(fù)：Looking forward to hearing from you.

在郵件的結(jié)束語處，你可以用類似期待回復(fù)的表達(dá)作為結(jié)束語。要讓收件人感受到你對其回復(fù)的期待。同時，這樣的表達(dá)往往還會讓收件人愿意給予更多的幫助與反饋：

Please let me know if this works/if you are available/if that sounds good/if you can/if you can help/if you need to reschedule......

I look forward to seeing/meeting you.

Any feedback you can give me on this would be highly/much appreciated.

I would appreciate your help in this matter.

 

在點擊發(fā)送按鈕之前，仔細(xì)檢查是必不可少的步驟。通讀郵件，確保所有信息的正確性，比如收件人姓名的拼寫，和整篇郵件的語法等。

 

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